Mit der Vitalstatusanfrage können Anfragedatensätze zu Vitalstatus und aktueller Adresse an baden-württembergische Rechenzentren von Gemeinden gerichtet werden. Zu den Hintergünden und zu weiteren Informationen siehe
Das Verfahren läuft in folgenden Schritten ab:
Anfragedatensätze werden aus in standardisierte Form gebrachte Namen und Adressen sowohl aus der Tabelle PATIENT als auch EXTERNER_PATIENT (aus KIS-System, sofern im GTDS bekannt) generiert. Unterscheiden sich Adressen und Namensschreibweisen in diesen Tabellen, werden mehrere Datensätze pro Patient erzeugt. Die Anfragenamen- und Adressen können für Patienten nachbearbeitet werden; zusätzliche Schreibweisen können hinzugefügt oder unpassende inaktiviert werden.
Insbesondere wegen der Möglichkeit zur Inaktivierung sollte vor Erzeugen einer Anfrage sollte geprüft werden, ob es Patienten gibt, die nicht angefragt werden. Dies dürfte bei Generieren der ersten Anfrage in der Regel nicht der Fall sein.
Vor dem Füllen der ersten Anfrage sollte zunächst die Pflegemaske der Beziehungen zwischen Ortskennzahlen (OKZ) und Rechenzentren (RRZ) gefüllt oder - sofern neue Versionen vorhanden - aktualisiert werden. In dieser Maske (Tabelle VitalBW_OKZ_RRZ) wird zugeordnet, welches Rechenzentrum für welche Gemeinde zuständig ist. Das Feld OKZ ist daher auch in den Patientenstammdaten von großer Bedeutung. Sollte eine größere Menge von Patienten keinen Eintrag in der Ortskennzahl haben, ist ggf. vorher eine (automatisierte) Füllung dieses Feldes einzuplanen.
Bei "Neue Anfrage" werden immer zunächst die Anfragenamen und -adressen neu generiert, sofern bestimmte Namen oder Adressen (siehe unten) nicht von der Generierung ausgeschlossen wurden, weil sie z.B. nachbearbeitet wurden. Die Einträge im Verwaltungsblock (oberer Block, Tabelle VitalBW_Anfrage), sollten erst vor dem Export endgültig eingetragen werden. Bis zum Export ist ein Löschen ohne Rückfrage noch ohne weiteres möglich und ggf. auch sinnvoll. Hinweis: Grundsätzlich werden nur Patienten mit leerem Sterbedatum angefragt.
Nach dem Füllen der Anfragedatensätze (Tabelle VitalBW_Anfragesatz) müssen die Einträge systematisch kontrolliert werden. Namenszusätze wie "von", "van", "de" und "di" müssen in die entsprechenden Bestandteil-Felder geschrieben werden. Das erledigt teilweise schon das Skript zur Erzeugung der Anfragedatensätze. Allerdings gibt es noch weitere Möglichkeiten. Sollten solche häufiger auftreten, so können sie in der Merkmalsliste "VITALBW.NAMENSZUSATZ" als Codes eingetragen werden.
Die Filter bieten die Möglichkeit, mit Suche nach Leerzeichen nach weiteren Namen mit Zusätzen zu suchen und die Namen direkt oder die Liste anzupassen. Der Filter "Bestandteile gefüllt" bietet im umgekehrt die Möglichkeit, generierte Zusätze zu kontrollieren. Bitte unbedingt hierzu auch die Dokumentation des TZ Freiburgs (Web-Adresse siehe oben) beachten.
Unerwünscht sind auch akademische Titel. Diese werden mit der Suche nach Punkten erfaßt (sofern sie nicht auch durch Leerzeichen gefunden wurden). Mehrere oder zusammengesetzte Vornamen sind besonders anfällig gegen Schreibvarianten und können deshalb auch gefiltert werden.
Einige Felder sind in der Anfrageschnittstelle als Pflichtfelder gekennzeichnet. Sofern sie leer oder fehlerhaft sind, werden sie gekennzeichnet. Entsprechende Datensätze können ebenfalls gefiltert werden.
Alle genannten Konstellation können dazu führen, daß der Anfragesatz geändert werden muß. Dies ist direkt nicht möglich, da er ja generiert wird und auch leicht gelöscht werden kann. Allerdings besteht eine direkte Verzweigungsmöglichkeit in die Details zur Bearbeitung der Vorgabedatensätze:
In dieser Maske werden die Vorgaben für die Anfrage von Namen und Adressen bearbeitet. Es bestehen folgende Möglichkeiten:
Hinweis: Werden alle Nachnamen (Typ N), alle Vornamen (Typ V) oder alle Adressen als "nicht verwenden" gekennzeichnet, kann kein Datensatz generiert werden. Solche Fälle findet die erwähnte Maske "Pat. mit fehlenden Einträgen".
Hinweis: Das Aktualisieren berechnet sowohl die Namen und Adressen neu (sofern nicht ausgenommen) als auch den oder die Anfragedatensätze (sofern eine Anfrage im Kontext ist). Bei der Rückkehr in die aufrufende Anfragemaske, werden diese Datensätze aktualisiert, was bei großen Datenmengen ggf. zu Zeitverzögerungen der Anzeige führen kann. Wenn dies zu lange dauert, muß das Verhalten der Maske an dieser Stelle geändert werden.
Spätestens direkt vor dem Export sollte Kennzeichen (in der Regel KFZ-Kennzeichen) und Adresse des Tumorzentrums aktualisiert werden. Der Export führt zunächst eine Numerierung aller Datensätze in der Ordnung OKZ und Nachnamen durch. Anhand dieses Eintrags wird erkannt, ob Datensätze exportiert wurden und eine Rückfrage beim Löschen gestellt. Beim Exportieren werden die Datensätze auf je eine Datei pro RRZ verteilt. Die Dateien befinden sich in dem durch den Arbeitsplatzparameter "VITALBW_ANFRAGE_PFAD" (gtds.ini) angebenen Verzeichnis.